Hồ sơ khắc dấu công ty gồm: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh (đối với các tổ chức kinh tế); giấy phép thầu, giấy phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh, đầu tư nước ngoài).
Các tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, ngoài các giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động... nêu trên còn phải có quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp xuất trình bản chính và nộp bản sao hợp lệ các giấy tờ nêu trên.
Trong thời gian không quá 07 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơ quan, tổ chức theo quy định, cơ quan công an tỉnh/thành phố cấp giấy phép khắc dấu và giới thiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định.
Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu tại cơ quan công an nói trên và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.
Người được cử đi làm thủ tục khắc dấu phải có giấy giới thiệu và giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
Lệ phí khắc dấu:lệ phí Nhà nước: 20.000 đồng; lệ phí cho cơ sở khắc dấu từ 200.000 đồng đến 300.000 đồng tuỳ thuộc vào chất liệu làm dấu mà công ty lựa chọn./. Tổng hợp